Eisen participatieverslag

Bij kleine projecten is een kort participatieverslag voldoende. Het verslag hoeft soms niet eens langer te zijn dan een halve pagina. Bij grotere projecten moet het verslag uitgebreider zijn. 

Eisen participatieverslag kleine projecten

Het verslag moet minimaal het volgende bevatten:

  • Projectinformatie: om welk project gaat het en wie is de initiatiefnemer?
  • Belanghebbenden: wie zijn de belanghebbenden?
  • Communicatie: op welke manier en wanneer zijn belanghebbenden op de hoogte gesteld (bijvoorbeeld via een brief, e-mail of in een persoonlijk gesprek)? Hebben zij voldoende tijd gehad om te reageren?
  • Reacties: welke reacties zijn ontvangen en wat is ermee gedaan? De gemeente wil alle reacties horen. Ook negatieve.
  • Aanpassingen: is het plan gewijzigd naar aanleiding van opmerkingen? Waarom wel of niet? 

Naam initiatiefnemer:

Adres initiatiefnemer:

E-mail:

Telefoonnummer:

Wie zijn de belanghebbenden? Geef een opsomming van alle belanghebbenden en hun gegevens:

  • Naam belanghebbende 1:
  • Adres van belanghebbende1:
  • E-mail (optioneel):
  • Telefoonnummer (optioneel):

[vul hieronder de vragen in]

  1. Wat vinden betrokkenen van het plan?
  2. Welke (persoonlijke) belangen en bezwaren zijn er?
  3. Hebben mensen aanvullingen of opmerkingen op het plan gegeven? Zo ja, welke?
  4. Is het plan aangepast aan de ideeën van de personen die u heeft gesproken? Welke ideeën wel en welke ideeën niet? Waarom wel of niet?

Ondertekening verslag:

Naam en handtekening initiatiefnemer:

Eisen participatieverslag grotere projecten

Voor het verslag van het participatieproces gelden enkele eisen:

  • Het verslag moet laten zien hoe u de participatie heeft vormgegeven. Dit omvat ook de datums van advertenties en de media waarin ze zijn verschenen, de gebruikte website(s), de adressen van mensen aan wie u een brief heeft gestuurd, enzovoort. Ook staan in het verslag, indien van toepassing, met wie, wanneer gesproken is, wanneer bijeenkomsten waren, welke nieuwsbrieven u heeft verstuurd, welke online reacties u heeft gekregen, enzovoort. Het gaat erom dat alle belangrijke informatie in het verslag komt.
  • Het verslag moet inzicht geven in de momenten en manieren waarop belanghebbenden konden reageren.
  • Het verslag moet een compleet overzicht bevatten van alle reacties en deze beschrijven. Als het mogelijk is, komen ook de originele bijdragen in het verslag, inclusief enquêteresultaten.
  • Het verslag moet beschrijven welke acties u nog meer heeft genomen. Denk aan gesprekken met belanghebbenden of deskundigen voor het vinden van een oplossing bij botsende meningen.
  • Het verslag moet inzicht bieden in de keuzes die u heeft gemaakt voor het al dan niet overnemen van reacties.
  • Het verslag moet een compleet overzicht geven van alle aanpassingen aan het plan op basis van de participatie.

Inleiding

Naam van uw initiatief

Korte omschrijving van uw plan

Doel en belang van de participatie

Periode waarin het participatietraject heeft plaatsgevonden

Organisatie van de participatie

Welke methoden heeft u gebruikt om belanghebbenden te informeren? Bijvoorbeeld inloopmomenten, website, nieuwsbrieven.

Data en plaatsen van bijeenkomsten.

Doelgroep(en) en selectie van belanghebbenden.

Wijze van aankondiging en verspreiding van informatie.

Tijdigheid van het geven van informatie

Wanneer en op welke manier heeft u belanghebbenden geïnformeerd?

Hoe lang was de informatie beschikbaar?

Welke middelen heeft u gebruikt om de informatie toegankelijk te maken? Bijvoorbeeld documenten, digitale bronnen.

Zijn er momenten geweest waarop belanghebbenden extra tijd nodig hadden voor een reactie?

Mogelijkheid tot reactie

Hoe konden belanghebbenden hun mening geven? Bijvoorbeeld enquêtes, openbare bijeenkomsten, klankbordgroepen.

In welke fasen van het plan was participatie mogelijk?

Een overzicht van de reacties die zijn binnengekomen.

Reactie op de inbreng

Hoe bent u omgegaan met de reacties van belanghebbenden?

Een overzicht van de belangrijkste gegeven ideeën en punten.

Hoe heeft u deze punten verwerkt of waarom zijn ze niet meegenomen?

Zijn er extra gesprekken gevoerd met belanghebbenden om tot een oplossing te komen?

Motivatie belangenafweging

Op welke manier heeft u de belangen van verschillende partijen meegenomen?

Welke keuzes heeft u gemaakt en waarom?

In hoeverre heeft u rekening gehouden met het algemeen belang en gemeentelijk beleid?

Verslaglegging van het proces

Een overzicht van alle participatiemomenten en de verslagen die daarbij horen.

Een lijst van reacties en bijdragen.

Aanpassingen aan het plan naar aanleiding van de participatie.

Eventuele acties en besluiten die hierna zijn genomen.

Bijlagen bij het verslag

  • Kopieën van uitnodigingen, nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen.
  • Verslagen van bijeenkomsten (notulen).
  • Een overzicht van de reacties en de antwoorden daarop.
  • Eventuele aanvullende documenten, zoals rapporten of adviezen van deskundigen.
Scroll naar boven naar het begin van de paginainhoud